Een lege inbox

Kamp je met een overlopende mailbox? Dat is snel over als je met het verrassend eenvoudige inbox zero-principe gaat werken. Jeroen Fierens kan zich inmiddels geen leven zonder meer voorstellen.

Stap 1: Het vijfmappensysteem

De basis van het systeem bestaat uit niet meer dan vijf mappen. Eén (waarschijnlijk overvolle) map heb je al: de inbox. De overige vier moet je even aanmaken:

  1. Actie
  2. Wachten
  3. Ooit
  4. Archief (veel diensten hebben deze functie al ingebouwd)

Stap 2: De review

Het idee van het systeem is dat je snel de mails in je inbox verwerkt, zodat je in één oogopslag kun zien waar je nog iets mee moet doen en waarmee je nog even moet wachten of al klaar bent. Dit kost per keer een paar minuutjes en werkt het best als je het op een vast moment doet. De meeste mensen doen het één keer aan het begin van de dag, maar daar kun je mee experimenteren. Tijdens dat moment (de review) bekijk je iedere mail in je inbox en sleep je ’m daarna naar een van de vier aangemaakte mappen. Zo heb je al na een paar minuten een lege inbox. (Zie het schema hiernaast voor het stappenplan)

Stap 3: Actie!

Zo’n lege mailbox is leuk, maar er moet natuurlijk wel iets met die andere mapjes gebeuren.

  • Actie: Werk de mails in je actie-map gedurende de dag of week weg. Als deze losse benadering niet werkt, kun je met jezelf een vast moment afspreken waarop je alle mail uit deze map wegwerkt.
  • Wachten: Hierin zet je alle mails waar je nog antwoord op verwacht. Denk aan mails die je gedelegeerd hebt (zie schema). Je kunt je mailbox dat alle verzonden mails hier eerst belanden. Bekijk deze map vervolgens rustig een of twee keer per week om te zien of je achter iemand aan moet jagen.
  • Ooit: Hier belanden de mails die je misschien nog wilt lezen. Denk aan nieuwsbrieven en blogs. Check deze box af en toe als je even tijd overhebt.
  • Archief: Hier belanden alle mails waarmee je klaar bent maar die je nog wel wilt bewaren. Geen gedoe meer met allemaal losse mapjes, lekker de zoekfunctie gebruiken!

Ben je met een mailtje in een van de mappen klaar? Dan meteen archiveren of weggooien. Zo houd je het overzicht.

Tips!

Eerste keer

De eerste keer hoef je natuurlijk niet al je mails een voor een langs te gaan. Hou alleen de mails van de laatste een of twee weken in je inbox en sleep de rest rechtstreeks naar het archief. Dat is vast een lekkere start!

Organiseren

Het is belangrijk om het systeem zo simpel mogelijk te houden en niet méér mappen te gebruiken dan deze vijf. Wil je je mail toch graag over meer mappen verdelen, bijvoorbeeld om de correspondentie over een specifiek project bij elkaar te houden? Gebruik dan tags of maak submappen aan onder ‘Archief’. Wees hier echter voorzichtig mee, want voor je het weet ben je weer heel veel tijd kwijt met het sorteren en terugvinden van mails en dat is nu net niet de bedoeling. De zoekfunctie is in de meeste gevallen alles wat je nodig hebt.

WhatsApp

Raak je het zicht kwijt op WhatsApp-gesprekken die je nog wilde beantwoorden tussen alle andere gesprekken? Ook hier kun je een simpele versie van de methode toepassen: archiveer gesprekken waar je niets meer mee hoeft te doen en houd de gesprekken die je nog moet beantwoorden in je inbox. Houd een gesprek ingedrukt en kies ‘archiveren’ (Android) of veeg een gesprek in de lijst naar links (iPhone).

Links

Traditionele mailprogramma’s krijgen steeds mogelijkheden die bij inbox zero aansluiten (zoals archief- en ‘snooze’-functies). Wil je liever een app die helemaal op dit principe is ingericht? Kijk dan eens naar Google’s inbox, dat e-mail op een totaal nieuwe manier benadert.

Heb je de smaak te pakken en ben je klaar om de methode ook op de rest van je leven toe te passen? Deze methode is een versimpelde versie van methode van David Allen. Lees zijn boek Getting Things Done om er meer over te leren. Goede apps om de methode toe te passen zijn o.a. Nirvana en Things.

Delen:Share on FacebookTweet about this on TwitterPin on PinterestShare on LinkedIn